Waar moet je op letten bij het uitzoeken van een vergaderlocatie en organiseren van een vergadering?

vergaderlocatie en organiseren van een vergadering?

Soms heb je net dat beetje meer inspiratie nodig, die een externe locatie kan verzorgen. Over het algemeen organiseren bedrijven vergaderingen natuurlijk gewoon op het bedrijf zelf. Echter heb je soms een creatieve sessie die je beter op een externe locatie kunt houden. Met zo een externe locatie geef je het belang aan van de vergadering. Een externe vergaderlocatie kun je natuurlijk ook goed gebruiken wanneer je iets leuks te bespreken hebt of voor een workshop. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van de ideale vergaderlocatie voor jou en je werknemers? Daarmee help ik jou in deze korte blog.

Kies voor een locatie dichtbij

Vergaderen is een kostbare bezigheid, maar kan natuurlijk ook heel nuttig zijn. Zorg ervoor dat een groot deel van de tijd niet op gaat aan reizen. Soms kun je nog zo een prachtige locatie vinden, maar wanneer deze locatie meer dan 10 minuten rijden van het bedrijf ligt, kun je beter voor een andere locatie gaan. Denk er ook aan dat niet iedereen met de auto naar zijn of haar werk komt. Een vergaderlocatie die op loopafstand van een station ligt is dan wel zo handig. Anders moeten verschillende medewerkers met elkaar meerijden. In theorie een prima optie, in de praktijk ligt dat vaak net iets lastiger.

Zorg voor een hapje en een drankje

Vergaderen is een inspannende bezigheid wanneer je er daadwerkelijk resultaat uit wilt halen. Mensen urenlang opsluiten in een ruimte zonder eten of drinken komt vaak niet ten goede aan de effectiviteit van de vergadering. Zorg dus dat je een vergadering nooit organiseert tijdens lunchtijd, want dan zijn mensen meer bezig met lunchen dan met vergaderen. De ideale tijd om te vergaderen is in de ochtend. Dan zijn mensen nog fris en hoef je alleen voor koffie, water, thee en een koekje te zorgen.

Beeld en geluid

Vaak is er voldoende beeld en geluid beschikbaar bij een vergaderlocatie. Toch is dit niet altijd het geval. Het is in ieder geval een goede gewoonte om dit soort zaken bespreekbaar te maken met de locatie. Heb je een beamer nodig? Heb je een extra laptop nodig? Heb je specifiek jouw laptop nodig? Allemaal vragen die je van te voren aan de vergaderlocatie dient te vragen alvorens je de daadwerkelijke vergadering gaat organiseren.

Succes!

Ik hoop dat deze tips je hebben geholpen bij het uitzoeken van de ideale vergaderlocatie en ik wens je een vruchtbare vergadering toe!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *