Voorwaarden voor het kiezen van een goede vergaderlocatie

Op de meeste werkplekken vinden regelmatig vergaderingen plaats. Echter zijn er wel redenen op te noemen om dit niet op kantoor plaats te laten vinden. Zo kan het inspiratie aan de werknemers geven om op een nieuwe locatie te vergaderen. Als je kiest voor een externe vergaderlocatie kun je deze activiteit ook gelijk combineren met een teambuilding uitje. Het is wel lastig om een goede vergaderlocatie te regelen. We kunnen je hier echter wel een aantal tips in geven.
Zo is het belangrijk dat je kiest voor een plek waar je een goede ambiance bij voelt. De omvang van de ruimte maakt niet zoveel uit, het ligt meer aan de locatie zelf. Kijk ook naar de mate van comfort in de ruimte en de mogelijkheid van een rustige omgeving. Dit zijn allemaal zaken die ervoor kunnen zorgen dat je je goed kunt concentreren. Ook kun je de locatie af laten hangen van het feit of het een formele of informele vergadering betreft. Kijk hierbij ook naar de doelstelling van de vergadering en naar het tijdsbestek wat je er door gaat brengen.
Tevens is het van belang dat de locatie goed te bereiken is. Denk hierbij aan het feit dat de locatie met elk soort vervoersmiddel te bereiken is. Denk hierbij vooral aan de fiets, auto of openbaar vervoer. Van te voren is het dus aan te raden uit te zoeken of er een goede OV- verbinding in de buurt aanwezig is en of de vergaderlocatie een parkeergelegenheid heeft.
Ook moet je rekening houden met het budget van je bedrijf voor het kiezen van een vergaderlocatie. Hoeveel geld kun je uitgeven? Het is handig om dit van te voren te weten voordat je mogelijke vergaderlocaties bezoekt, zodat je voor zo min mogelijk verrassingen komt te staan.
Tevens is het aan te raden om goed te bekijken wat de faciliteiten zijn van de vergaderlocatie. Denk hierbij aan de volgende punten: is de ruimte groot genoeg om een vergadering plaats te laten vinden, is er sprake van een goede verlichting en ventilatie, kun je de indeling van stoelen en tafels aanpassen, is er WIFI aanwezig, zijn er projectschermen beschikbaar, is er een catering aanwezig en zijn er toiletten in de buurt aanwezig? Deze faciliteiten zijn eigenlijk altijd wel nodig voor het laten plaats vinden van een vergadering. Wat betreft de technische faciliteiten; vaak zijn deze al aanwezig op de vergaderlocatie. Als dit niet het geval is kun je met de opdrachtgever van de vergaderlocatie bespreken dat je vanuit je eigen kantoor technische voorzieningen meeneemt.
Als je op zoek bent naar een goede vergaderlocatie in Utrecht kun je een kijkje nemen op de volgende website:vergaderen Utrecht. Naast vijf verschillende vergaderlocaties kun je hier ook workshops vinden waaraan je kunt deelnemen. Hierdoor is er sprake van een inspirerende vergaderlocatie in Utrecht.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *